Le télésecrétariat constitue l’ensemble des services de secrétariat à distance. Il reflète une nouvelle façon d’appliquer des prestations administratives et commerciales. C’est un métier basé sur le monde du Télétravail grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication, surtout internet. Les télésecrétaires proposent des services variés pour un secteur d’activité ciblé.
Les avantages d’un secrétariat externalisé
L’assistance administrative externalisée permet d’éviter les surcoûts liés à l’embauche. Aussi, l’entreprise délocalisée se charge de fournir le matériel et les fournitures nécessaires à l’exécution de la mission (y compris les ressources humaines). Les télésecrétaires, quant à elles, s’attèlent à vendre des prestations fractionnables à l’heure. D’ailleurs aucun contrat de travail ne permet cela en dehors d’un service de télésecrétariat.
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Donc, en ayant recours à la sous-traitance, les tâches constituant un secrétariat se font en respectant parfaitement le rythme de travail d’une entreprise. Cela octroie un gain de temps considérable pour qu’une firme puisse se recentrer sur ses activités prioritaires. Dans le cas du médecin, un service de secrétariat externalisé lui permettra de se consacrer pleinement à ses patients. De plus, cela lui permettra de fidéliser sa clientèle en leur réservant un accueil chaleureux tout en bénéficiant d’une certaine notoriété car un médecin patient et disponible est toujours recommandé.
Prestations, compétences et efficacité
Il incombe à une télésecrétaire de s’occuper de l’accueil téléphonique. Puis, pour recevoir et prendre en compte dignement les besoins d’un client, la télésecrétaire doit également maîtriser une spécialisation en accueil commercial. Ensuite, il est important de préciser que les centres d’appels en télésecrétariat à Madagascar s’engagent à gérer le planning des clients avec efficacité, d’autant plus que les entrepreneurs ou les praticiens ont rarement suffisamment de temps pour la gestion de leurs agendas. Le service de secrétariat à distance doit donc servir de roues de secours car le manque de temps implique une accumulation des paperasses administratives.
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Généralement, recourir à un service de secrétariat à distance consiste à assurer la permanence téléphonique aussi bien en termes de prestations administratives que commerciales (relation-client).
Les qualités à pourvoir pour être une bonne télésecrétaire
L’aisance relationnelle est la qualité essentielle pour se professionnaliser dans le service de télésecrétariat. Dans ce contexte, une excellente maîtrise de la langue utilisée est impérative. Cette qualité permet d’établir facilement le contact facile, en plus d’être à la fois suffisamment courtois et ferme. Une télésecrétaire doit être également organisée et méthodique, aussi discrète que patiente et surtout disponible en fonction des besoins de la firme cliente de son employeur. Bien évidemment, une maîtrise parfaite des outils informatiques est un must.
Pourquoi avoir recours à un service de télésecrétariat à Madagascar ?
Avec une vingtaine de centres d’appel implantés dans la Grande Île, plus de 10000 agents téléopérateurs et téléconseillers malgaches sont aujourd’hui experts dans ce domaine. Il y a donc des compétences qualifiées à y revendre car en effet, les 2/3 d’entre eux se sont créés une certaine réputation avec un cursus professionnel allant de 5 à 10 ans dans les centres d’appel. Les ressources humaines ne sont donc pas mines à creuser.
Une autre excellente raison d’externaliser son service secrétariat à Madagascar est son fuseau horaire favorable (une heure de décalage horaire en été et 2 heures seulement en saison hivernale (France-Madagascar) et la gestion des tâches administratives.Par ailleurs, les prises de rendez-vous et la relation client sont assurément traitées en temps réel suivant les recommandations des entreprises donneurs d’ordre. La proximité culturelle avec la France est aussi un atout majeur du service de secrétariat externalisé à Madagascar dans le sens où les télésecrétaires malgaches ont une certaine aise à communiquer avec des interlocuteurs français. La langue française y est la deuxième langue la plus utilisée par les Malgaches, ce qui justifie la maîtrise de cette langue à Madagascar.15