Dans un cabinet médical ou un hôpital, il est primordial d’établir une organisation de travail précise. Chaque pôle d’intervention et les différents collaborateurs doivent accomplir leur métier d’une manière optimale. Tout le monde doit se focaliser sur son activité principale. Cependant, certaines tâches supplémentaires comme le secrétariat téléphonique peuvent perturber le processus au quotidien.
Mettre un service dédié en interne
Disposer d’un service de secrétariat téléphonique dédié est un réel privilège pour les professionnels de la santé. Sachant les missions délicates constituant le métier, les établissements médicaux sont très sollicités au quotidien. Avec les urgences, ils doivent être opérationnels 24 h/24 et 7j/7. De ce fait, il est indispensable, voire même obligatoire, d’avoir un pôle dédié à la gestion téléphonique. Si les structures en question disposent de ressources humaines, financières et matérielles pour l’accueil d’un service de gestion du secrétariat téléphonique, elles ont la possibilité de la mettre en place en interne.
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Sur ce, elles peuvent notamment passer par le recrutement de plusieurs secrétaires téléphoniques médicaux. Dans cet angle, il faudra que ces professionnels aient les compétences spécifiques dans la communication téléphonique sans oublier leurs connaissances dans le domaine médical. Il faudra être rigoureux dans la sélection des candidats. Une fois le service opérationnel, la structure en question n’aura plus aucun problème à soigner la relation patientèle. Le cabinet sera disponible et joignable à tout moment. Les appels seront gérés d’une manière optimale par des experts.
Se tourner vers un centre d’appel spécialisé dans le domaine médical
En général, tous les praticiens ne disposent pas toujours de moyens suffisants pour établir en interne leur secrétariat téléphonique. Pour y remédier, ils peuvent compter sur le professionnalisme d’un centre d’appels. Il s’agit d’une agence dotée de compétences particulières dans le domaine du secrétariat médical.
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Actuellement, on retrouve un grand nombre de sociétés de ce type qui proposent la gestion complète ou partielle de la permanence téléphonique médicale. Pour assurer une bonne organisation au sein du cabinet en question, cette entreprise externalisée peut assurer l’accueil téléphonique, traiter les demandes de consultation en fonction des disponibilités des médecins ou spécialistes.
En plus de cela, elle peut aussi se charger des appels sortants pour le rappel des rendez-vous, la gestion des urgences, l’annulation ou le transfert d’appels ou messages urgents vers la ligne personnelle des praticiens. Des fois, elle peut aussi être amenée à mettre à jour ou à gérer l’agenda des professionnels ainsi que les informations associées aux patients.
En fonction des besoins des praticiens, un call center peut traiter un volume important d’appels au quotidien en secrétariat téléphonique. Il est souvent constitué de plusieurs télésecrétaires médicaux expérimentés et formés dans le domaine. Il faut dire qu’il s’agit d’une solution flexible, rapide et efficace. Les tarifs, de leur côté, sont également abordables par rapport à la mise en place d’un service dédié en interne. Ils sont d’ailleurs fixés dans la plupart des cas en fonction des appels traités.
Se tourner vers un assistant médical indépendant
En plus de ces solutions, il peut aussi être intéressant de confier le secrétariat téléphonique à un télésecrétaire médical indépendant. Il s’agit d’un professionnel opérant depuis son domicile. Par ailleurs, cette solution est particulièrement adaptée aux cabinets qui reçoivent peu de sollicitations au quotidien. Néanmoins, cette option est surtout prisée lors des pics d’activité ou en cas d’indisponibilité du secrétaire en interne.
Il s’agit clairement d’une alternative temporaire en cas de vacances de poste au sein du cabinet. Dans tous les cas, il est conseillé de définir en amont ses besoins avant d’adopter la solution adaptée. Il faut analyser clairement les avantages et les inconvénients de chaque solution.