La signature électronique est, de nos jours, très populaire auprès des entreprises qui souhaitent dématérialiser leur activité. Ce type de signature est à la fois intéressant et présente des avantages non négligeables, aussi bien pour la planète que pour les dépenses de chaque société. La facture représente un document plus qu’essentiel surtout si vous intervenez dans un domaine d’activité qui est en lien avec le commerce. Pour profiter des avantages de la signature électronique, il est alors possible de choisir d’émettre des factures numériques.
Les lignes qui suivent vous livrent toutes les informations importantes sur comment signer une facture électronique.
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La facture électronique
Pour que les factures numériques soient légales et donc valables, vous devez prouver son authenticité et le document doit avoir une lisibilité optimale. conformément au 2° du VII de l’article 289 du code général des impôts (CGI), la facture doit être mise en place sous une forme spécifique. Cela dit, le message doit être structuré selon une norme spécifique entre les parties qui interviennent. La procédure de signature numérique doit suivre le règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.
Pour que la facture numérique soit valable, l’entreprise qui l’émet doit disposer de contrôles documentés et permanents. Ce qui la permet d’établir de manière quotidienne un audit fiable et sécurisé. La société doit alors pouvoir prouver le lien entre la facture émise et celle reçue ainsi que la livraison des biens et des prestations de services.
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Il est important de savoir que pour signer une facture électronique, vous devez absolument disposer d’un certificat électronique et donc d’une identité numérique que vous pouvez obtenir auprès d’une autorité compétente et spécialisée dans la certification.
La signature électronique
La signature électronique est encadrée par une réglementation européenne appelée eIDAS qui définit 3 niveaux de sécurité de fiabilité. La signature électronique simple est jointe ou associée à d’autres données sous la forme électronique. Elle est utilisée par le signataire pour signer des documents électroniques. La signature électronique avancée doit répondre à des exigences spécifiques. Elle doit alors être liée au signataire de manière univoque, elle doit permettre d’identifier le signataire, la signature électronique doit aussi avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique. Le signataire utilise alors cette signature car le niveau de confiance est élevé.
La signature numérique doit être liée aux données qui sont associées à la signature pour que toutes les modifications soient faciles à détecter. La signature électronique qualifiée repose sur un certificat qualifié de signature électronique.
Il est donc possible d’émettre une facture électronique sans message structuré ou sans piste d’audit fiable à condition de disposer d’un certificat numérique que vous avez obtenu auprès d’une autorité de confiance et fiable. Sur la facture électronique, la signature numérique qualifiée assure la non-altération de la facture dès sa mise en place. Dans ce cas, vous n’êtes pas dans l’obligation d’élaborer une piste d’audit fiable. Pour signer une facture de manière électronique, il est obligatoire de se munir d’un certificat qualifié. Les entreprises qui se tournent vers ce procédé de signature électronique peuvent alors émettre des factures conformes en toute simplicité et en toute rapidité.