La base de données économiques et sociales (BDES) est un document qui regroupe un ensemble d’informations. Il sert à la préparation de la consultation annuelle du comité d’entreprise. Il montre les orientations stratégiques de l’entreprise ainsi que ses conséquences financières et sociales (organisation du travail, emplois, activité, métiers…). La BDES est une obligation légale pour toute entreprise de plus de 50 salariés.
Elle est destinée aux instances représentatives du personnel et doit contenir des informations financières comme la présentation financière et économique de l’entreprise entre autres, et des informations sociales telles que les conditions de travail par exemple. Ces informations doivent porter sur les 2 années précédentes ainsi que l’année en cours et doivent présenter les perspectives des 3 années à venir. Certaines questions sont fréquemment posées concernant la BDES. Voici les réponses à 3 d’entre elles.
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La BDES doit être présentée sous quelle forme ?
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En ce qui concerne la base de données économique et sociale, aucune forme n’a été fixée légalement. Il peut s’agir d’un support papier (classeur) ou d’une version informatique (logiciel, plate-forme en ligne, tableur…). Plusieurs sites internet ont développé des solutions en ligne qui sont payantes. Il en existe aussi des gratuites. Elles sont pratiques à utiliser. Pour consulter l’une d’entre elles et créer votre BDES, consultez la page suivante : https://www.bdes-online.fr/
La version informatique présente un avantage. Elle permet une utilisation plus simple de la base de données, particulièrement pour actualiser et archiver les informations. Du fait de l’accès à distance, cela permet aussi de répondre à l’obligation de la mise en place d’une base de données qui soit accessible en permanence.
Toutefois en ce qui concerne le contenu, certains thèmes doivent obligatoirement se retrouver dans la BDES. L’architecture et le contenu de la base de données peuvent être négociés par accord mais par contre, il existe un socle qui n’est pas négociable. La BDES doit comporter au minimum les thèmes suivants. Ils ont été définis par l’article L. 2312-36 du Code du Travail :
- Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans l’entreprise
- Investissements
- Fonds propres et endettement
- Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants
- Rémunération des financeurs
- Activités sociales et culturelles
- Sous-traitance ou le cas échéant, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe
- Flux financiers destinés à l’entreprise dont les crédits d’impôts et les aides publiques
Cette base de données est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Depuis le 14 juin 2015, la BDES est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés. L’employeur doit y mettre des informations obligatoires destinées aux représentants du personnel. Au sujet des 50 employés, il s’agit des effectifs cumulés compris si l’entreprise compte plusieurs établissements. Lorsqu’on a à faire à un groupe constitué de plusieurs sociétés, chacune des sociétés doit réaliser sa propre BDES.
Lorsqu’une société n’atteint pas le seuil de 50 salariés, la BDES ne la concerne pas. En fait cette base de données sert de support aux consultations et aux informations récurrentes du Comité d’entreprise (CE), du CSHCT et du Comité économique et social (CSE). Contrairement au CE, le CSE doit être mis en place dès 11 employés mais le rôle du CSE augmente véritablement à partir de 50 salariés. Par exemple, c’est seulement à partir de cet effectif qu’apparaissent les 3 grandes consultations obligatoires.
Qui rédige la BDES ?
La rédaction de cette base de données incombe à l’employeur. Il est chargé de la conception, de l’élaboration, de la rédaction et de l’actualisation de la BDES. Selon la nature des informations à insérer, il peut déléguer au service financier, aux Ressources Humaines… C’est l’employeur qui détermine les modalités d’accès à la base de données, les conditions d’utilisation et de consultation et de mise à jour. Ce sont des modalités qui peuvent être le sujet d’un accord collectif.